Factura Electrónica versus Seguridad de la Información

b) Receptor Electrónico: Todo emisor electrónico que recibe un documento tributario electrónico.

c) Firma Electrónica: Sustituto digital de la firma ológrafa que está constituido por un conjunto de caracteres que acompaña un documento tributario electrónico, que se origina a partir del documento y que permite verificar con certeza la identidad del emisor electrónico, mantener la integridad del documento tributario electrónico e impedir al emisor electrónico desconocer su autoría o repudiarlo.

d) Documento Tributario Electrónico (DTE): Documento electrónico creado y firmado electrónicamente por un emisor electrónico y que produce efectos tributarios.

e) Número de un Documento Tributario Electrónico: Número autorizado por el Servicio de Impuestos Internos, con el cual un emisor electrónico genera y folia un documento tributario electrónico.

f) Timbre Electrónico de un Documento Tributario Electrónico: Conjunto de caracteres que cumple la función de validar la representación impresa de un documento tributario electrónico y que permite verificar:
i) que el número con que se generó el documento tributario electrónico ha sido autorizado por el Servicio de Impuestos Internos;
ii) que los datos principales del documento tributario electrónico no han sido alterados; e
iii) que el documento tributario electrónico fue efectivamente generado por el emisor electrónico correspondiente.

La impresión del Timbre Electrónico se realiza en código de barras de dos dimensiones. El Timbre Electrónico, y con ello el documento tributario electrónico impreso, puede ser verificado por los fiscalizadores en terreno.

g) Factura Electrónica y Documentos Asociados: Cuando se haga referencia a éstos se entenderá que se está aludiendo a la Factura Electrónica, Factura Electrónica de Ventas y Servicios No Afectos o Exentos de IVA, Nota de Débito Electrónica y Nota de Crédito Electrónica; los documentos restantes, es decir la Guía de Despacho Electrónica y la Factura de Compra Electrónica se mencionarán expresamente, cuando se quiera referirse a ellos.

h) Signatario o Firmante: Persona que actúa en nombre propio o en el de otra persona natural o jurídica a la que representa, y que habiendo obtenido previamente un certificado digital para uso tributario, tiene la capacidad de firmar un documento digital y de autenticarse ante el Servicio de Impuestos Internos para realizar operaciones relacionadas con los documentos tributarios electrónicos.

i) Súper-usuario electrónico: Persona autorizada por el contribuyente para ingresar y mantener en el sitio Web del Servicio de Impuestos Internos, la identificación de los signatarios o firmantes autorizados, para efectuar acciones relacionadas con los documentos tributarios electrónicos.

j) Código de autorización de folios (CAF): Elemento computacional, que es entregado por el Servicio de Impuestos Internos vía Internet, al momento de autorizar un determinado rango de folios a un emisor electrónico y que debe ser incorporado en el Timbre Electrónico.

De estas definiciones, es fácil darse cuenta que las facturas con quintuplicado quedan obsoletas y son reemplazadas por la ELECTRONICA. Reconociendo, el gran avance tecnológico que esto significa y los importantes ahorros y/o disminución de costos, que traerá en el corto plazo a las compañías, quisiera detenerme aquí, debido a que la Seguridad de la Información (www.seguridadinformatica.cl), adquiere cada vez mayor relevancia para las empresas disminuyan los riesgos de fraudes o delitos informáticos, aplicando controles computacionales acordes a estas modernas tecnologías. Cabe señalar, que debido a la “Cultura del Papel” muchos supervisores y líderes usuarios están acostumbrados a revisar y controlar medios físicos (copias de documentos, listados, etc.), por lo tanto, considero que sería muy importante y recomendable que las empresas fueran muy rigurosas en aplicar Políticas, Normas y Procedimientos de Seguridad de la Información, en temas como Administración y Rotación de Password, Privilegios de Accesos a Sistemas de Facturación, Respaldos y Recuperación de Información, Encriptación de Discos Duros, Administración de Certificados Digitales, disponibilidad de archivos electrónicos para las entidades fiscalizadoras, entre otros.

Finalmente, sería muy recomendable que el salto tecnológico a la emisión y recepción de documentos tributarios en forma electrónica, fuera muy bien planificado, agregando seguridad en todos sus procesos, capacitando a los usuarios, realizando pruebas en sus sistemas y nuevas interfaces; y de esta forma, lograr una adecuada interacción con clientes y proveedores, para no tener sorpresas desagradables en la incorporación de estas nuevas tecnologías en sus empresas.